Information System

quan-tri-giao-tiep
  • Tầm nhìn, sứ mệnh: Là tầng nội dung quan trọng nhất, định hình hình ảnh và cách thức hoạt động mang lại giá trị của tổ chức. Nhiều tổ chức hiện đang sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Zalo như một cách tận dụng kênh giao tiếp miễn phí hiện có, nhưng các kênh này đều sớm bộc lộ nhược điểm. Thông điệp được truyền tải không có được cấu trúc chính thống và không thể đi thẳng từ lãnh đạo xuống nhân viên, cũng khó đảm bảo rằng mọi người đều đã tiếp cận được tới chúng.
  • Chính sách, nội quy hoạt động: Là khung nội dung được ban hành như một thước đo quy chiếu cho nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Lý tưởng nhất, việc truyền tải và lưu trữ chính sách phải được diễn ra chính xác, hiệu quả và bảo mật. Tuy nhiên, quy trình phê duyệt và xử lý công văn truyền thống ngày càng bộc lộ sự chậm chạp, lỗi thời, tiềm ẩn quá nhiều rủi ro, cũng như tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.
  • Quy trình và công việc: Dù bộ máy tổ chức của bạn hoạt động theo mô hình phòng ban, dự án hay luồng quy trình thì tầng giao tiếp này vẫn giống nhau: diễn ra xung quanh nhiệm vụ, công việc hàng ngày của các thành viên trong tổ chức. Thường xuyên nhất, đó là các hoạt động giao việc, báo cáo kết quả công việc, trao đổi bình luận và kiểm tra đánh giá lẫn nhau. Tuy nhiên đó cũng có thể là khi bạn phải tốn thời gian liên lạc với nhân viên để nhắc nhở công việc và deadline mỗi ngày. 
  • Giao tiếp thường nhật: Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa và luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất cả các hoạt động trao đổi thông tin của nhân viên. Facebook, Skype,… có thể đáp ứng được tốt nhu cầu này, nhưng trên thực tế, chúng lại không thực sự phù hợp để áp dụng vào trong tổ chức. Bởi các phần mềm chat này khiến nhân viên phân tán tư tưởng, gây nhiễu thông tin và làm lẫn lộn các mối quan hệ cá nhân và công việc.